Πρόσφατα ο οργανισμός μας ανέλαβε τον επανα-σχεδιασμό και υποστήριξη στην υλοποίηση του Συστήματος Διαχείρισης Απόδοσης (ΣΔΑ) της Cyta.
Η εμπειρία μας αυτή μας έδωσε πολύτιμες γνώσεις σχετικά με τα καίρια σημεία που καθορίζουν την επιτυχία τέτοιων συστημάτων στον ευρύτερο Δημόσιο τομέα. Αυτά μπορεί να συνοψιστούν ως εξής:
- Tone at the top: απαραίτητη προϋπόθεση για την επιτυχία αποτελεί η απόλυτη δέσμευση της Διεύθυνσης και της Διοίκησης του Οργανισμού ως προς την σημασία υλοποίησης ενός τέτοιου συστήματος. Στην Cyta, τόσο η Ανώτερη Διεύθυνση όσο και το Συμβούλιο υποστήριξαν με θέρμη την εφαρμογή του ΣΔΑ, αφού το θεώρησαν ως ένα βασικό εργαλείο διαχείρισης της αλλαγής και επιτυχούς εισδοχής στην νέα κανονικότητα. Παράλληλα, αποδέχτηκαν πλήρως το γεγονός ότι η διεργασία αλλαγής είναι χρονοβόρα και απαιτητική, και ότι τα οφέλη θα γίνουν εμφανή σε κατοπινές περιόδους.
- Έμφαση στην επικοινωνία με το προσωπικό και στην ενεργητική ακρόαση: για εμάς ως Συμβούλους ήταν ξεκάθαρο πως η επιτυχία τέτοιων συστημάτων δεν έγκειται απαραίτητα στον σχεδιασμό αλλά και στην προσέγγιση με το προσωπικό, το οποίο θα κληθεί να συμμετάσχει. Αυτή η προσέγγιση περιλαμβάνει την διενέργεια εργαστηρίων και την ουσιαστική διαβούλευση με το προσωπικό και τους εκπροσώπους τους, τόσο σε θέματα σχεδιασμού των κανόνων που διέπουν το όλο σύστημα όσο και σε θέματα επίλυσης διαφορών που ενδεχομένως να προκύψουν. Η Cyta κατανόησε πλήρως αυτή την προτεραιότητα και τα στελέχη της συμμετείχαν ενεργά μαζί μας στην διοργάνωση πέραν των 80 παρουσιάσεων και εργαστηρίων, πολλά από τα οποία διενεργήθηκαν κατά την φάση του σχεδιασμού ή των προσαρμογών κατά την υλοποίηση.
- Έμφαση στην σωστή στοχοθέτηση: πέραν των ατομικών ικανοτήτων που παρατηρούνται μέσω συμπεριφορών, το νέο στοιχείο του ΣΔΑ αφορούσε στην θέσπιση στόχων και στην τακτή παρακολούθηση τους, στα πλαίσια της καθοδήγησης ομάδων και ατόμων που διενεργούν οι Προϊστάμενοι/Διευθυντές. Η συμμετοχική στοχοθέτηση και ξεκαθάρισμα των εκατέρωθεν προσδοκιών μεταξύ προϊσταμένου και υφισταμένου αποτελεί κομβικής σημασίας προτεραιότητα για την βελτίωση της απόδοσης ολόκληρου του οργανισμού.
- Έμφαση στην κουλτούρα ανάπτυξης: είμαστε ευτυχείς που οι συνεργάτες μας ενστερνίστηκαν πλήρως την φιλοσοφία μας. Η φιλοσοφία του συστήματος είναι αναπτυξιακή, ενθαρρύνει δηλαδή την διαχρονική βελτίωση και δεν αποτελεί μια στατική, απολογιστική άσκηση.
- Έμφαση στην διαφάνεια: το γεγονός ότι οι στόχοι στα ψηλότερα δώματα ήταν διαθέσιμοι σε όλους τους Διευθυντές επέτρεψε σε όλους να μπορούν να διακρίνουν τις μεγάλες, στρατηγικές προτεραιότητες και να εργαστούν από κοινού για την επίτευξη των στόχων που προσθέτουν πραγματική αξία.
- Έμφαση στην κάθετη και οριζόντια ευθυγράμμιση θεσμών: θεωρούμε πως σημαντικό κριτήριο στην επιτυχία τέτοιων συστημάτων αποτελεί και ο σχεδιασμός των σχετικών θεσμών που το περιβάλλουν. Παραδείγματα τέτοιων θεσμών αποτελούν οι συναντήσεις διασφάλισης οριζόντιας και κάθετης ευθυγράμμισης στόχων και οι συναντήσεις διασφάλισης συνοχής. Οι πρώτες αφορούν στην διασφάλιση ότι, σε περιπτώσεις διατμηματικών έργων, οι ομάδες έργων που προέρχονται από διαφορετικά τμήματα έχουν μέσα στις προτεραιότητες τους τα έργα αυτά. Οι δεύτερες συναντήσεις διασφαλίζουν ότι οι στρατηγικές προτεραιότητες του οργανισμού βρίσκουν τον δρόμο τους για να περιληφθούν στους στόχους όλων δυνητικά των εργαζομένων, ενδεχομένως με άλλη μορφή (π.χ. ένας στρατηγικός στόχος ο οποίος διαχέεται προς τα κάτω ενδέχεται να μετατραπεί σε λειτουργικός ή οικονομικός ή εμπορικός).
- Έμφαση στην εκπαίδευση των αξιολογητών και των αξιολογούμενων: για την διασφάλιση της επιτυχούς εφαρμογής δεν πρέπει να παραβλέπεται το γεγονός ότι, πέραν της γνώσης των κανόνων του συστήματος, οι αξιολογούμενοι και οι αξιολογητές θα πρέπει να ενδιατρίψουν και στις κατάλληλες δεξιότητες διαχείρισης του, όπως είναι η ενεργητική ακρόαση, η ενσυναίσθηση, η εποικοδομητική ανατροφοδότηση και η υποβολή επιδέξιων ερωτήσεων για σωστή καθοδήγηση. Σε αυτόν τον τομέα η Cyta έδωσε ιδιαίτερη σημασία και υλοποίησε δεκάδες τέτοια εκπαιδευτικά προγράμματα, με ευρύτατη κάλυψη.
- Έμφαση στην προσαρμοστικότητα και ευελιξία του συστήματος: τόσο κατά την πρώτη περίοδο υλοποίησης όσο και κατά την μελλοντική εφαρμογή του συστήματος η Cyta έχει συστήσει κανόνες, οι οποίοι επιτρέπουν την ταχεία προσαρμογή των στόχων και αναθεώρηση των προτεραιοτήτων όταν προκύψει ανάγκη.
- Έμφαση στην βελτιστοποίηση ρόλων και δομών: σημαντική προϋπόθεση για την επιτυχία συνιστά η παράλληλη ενασχόληση με την προσαρμογή και δημιουργία υποστηρικτικών δομών και ρόλων. Τέτοια συστήματα διαχείρισης της απόδοσης αποτελούν την τέλεια αφορμή για την έναρξη συζητήσεων ως προς την βελτιστοποίηση του οργανωτικού σχεδιασμού (organisational design), αφού πολλές φορές η ευκολία ή η δυσκολία στην θέσπιση στόχων και στην ικανότητα παρακολούθησης τους παραπέμπει στην ανάγκη τέτοιων προσαρμογών.
- Έμφαση στην ομαλή διαχείριση μέσω της τεχνολογίας: είναι πλέον ξεκάθαρο ότι η διαχείριση της αλλαγής και ο επιχειρηματικός μετασχηματισμός θα πρέπει να αποτελεί προτεραιότητα για κάθε οργανισμό δημοσίου δικαίου. Προς αυτό τον σκοπό, θεωρούμε ότι ο οργανισμός θα πρέπει να μελετήσει παράλληλα θέματα α. στρατηγικής, β. ανθρώπινου κεφαλαίου, γ. βελτιστοποίησης των διεργασιών και δ. τεχνολογίας. Θα πρέπει να γίνει προγραμματισμός και για τους 4 προαναφερθέντες πυλώνες, και όχι μεμονωμένα για τον καθένα. Στην Cyta, η διαχείριση του όλου συστήματος μέσω ηλεκτρονικών εργαλείων τα οποία επιφέρουν απλοποίηση και ευκολία στην χρήση αποτέλεσε προτεραιότητα, ιδίως για τις περιόδους που έπονται της πρώτης εφαρμογής. Τα εργαλεία αυτά μελετώνται στα πλαίσια του ευρύτερου μετασχηματισμού όλων των πυλώνων.
Είμαστε ιδιαίτερα ευτυχείς που συμμετείχαμε στην προσπάθεια μετασχηματισμού ενός από τους πιο σημαντικούς οργανισμούς του τόπου μας. Η εξαιρετική συνεργασία μας με τα στελέχη της Cyta και τα αρχικά αποτελέσματα της εφαρμογής του ΣΔΑ δεικνύουν ότι η καινοτομία και η ικανότητα επιτυχούς προετοιμασίας για την νέα κανονικότητα δεν αποτελούν προτερήματα μόνο του ιδιωτικού τομέα.
Πιστεύουμε ακράδαντα ότι επιτυχείς, παρόμοιες παρεμβάσεις μπορούν να εφαρμοστούν σε όλο το φάσμα του δημόσιου και ευρύτερου δημόσιου τομέα, φτάνει οι διευθύνσεις και διοικήσεις τους να λάβουν τις απαιτούμενες αποφάσεις και να εφαρμόσουν, μεταξύ άλλων, τον πιο πάνω δεκάλογο.